Phòng & Hợp đồng
Hướng dẫn quản lý Phòng, Khách thuê và Hợp đồng
Cách tạo phòng, quản lý trạng thái, thêm khách thuê và thiết lập hợp đồng tiền cọc.
Trạng thái phòng
Vào Quản lý phòng để xem danh sách theo nhóm tầng/khu.
- Trống: Chưa có khách, sẵn sàng cho thuê hoặc nhận cọc.
- Giữ chỗ: Khách đã cọc giữ chỗ, chưa ký hợp đồng.
- Đang ở: Có hợp đồng đang hiệu lực.
- Sắp trả: Khách đã báo ngày dự kiến trả phòng.
Thêm, sửa, xóa phòng
- Thêm phòng: nhập tên, giá, cọc chuẩn, diện tích, chọn nhóm tầng/khu.
- Sinh hàng loạt: tạo nhiều phòng theo tầng × phòng/tầng.
- Quản lý nhóm: tạo, đổi tên, sắp xếp nhóm.
- Xóa phòng: chỉ xóa được khi chưa có hợp đồng đang hiệu lực.
Cọc giữ chỗ & quyết toán
Cột Cọc trên danh sách phòng là mức cọc chuẩn/niêm yết, không phải số tiền thực đã thu.
Đặt cọc giữ chỗ
Chọn phòng Đang trống → Cọc giữ chỗ. Nhập tên khách, SĐT, số tiền, ngày dự kiến vào ở. Lưu — phòng chuyển Giữ chỗ; hệ thống ghi sổ thu chi.
Quyết toán trả phòng
Báo khách sắp trả phòng. Kết thúc hợp đồng từ menu phòng. Nhập số cấn trừ và số hoàn — tổng bằng tiền cọc hợp đồng. Xác nhận — phòng trở về Đang trống.
Thu cọc hợp đồng
Nếu hợp đồng còn thiếu cọc: từ chi tiết hợp đồng hoặc Ghi thu — ghi chi → lập phiếu thu danh mục Thu tiền cọc (gắn đúng hợp đồng). Không lập hóa đơn kỳ tháng cho khoản này.
Khách thuê & Hợp đồng
Khách thuê lưu hồ sơ tên, SĐT. Có thể thêm khách trước rồi gắn vào hợp đồng.
Lập hợp đồng mới
Từ phòng trống/giữ chỗ → Lập hợp đồng mới. Chọn phòng, khách, ngày bắt đầu, giá, cọc, chu kỳ thu. Lưu — phòng chuyển Đang ở; hợp đồng Đang thuê.
Chi tiết hợp đồng
Mở một hợp đồng trong danh sách để xem giá, cọc, khách. Block Tiền cọc hiện số còn thiếu và nút Thu cọc.